Olen eräässä asiassa asiantuntija. Kyseistä juttua ei ole monessa yrityksessä käytössä, ja olen muutaman projektin sen käyttöönottoon liittyen vetänyt. Ymmärsin etukäteen, että tämä konsultoimaan pyytänyt pörssiyhtiö olisi lähdössä toteuttamaan tätä kehitystä, ja minut oli kutsuttu paikalle kertomaan miten se käynnistetään. Ymmärsin väärin, siellä oltiin vasta miettimässä josko lähdetään toteuttamaan ollenkaan. Sinänsä asia tuli selväksi ja homma etenee, palaveri itsessään vain ei ollut kovinkaan onnistunut. Tässä muutama huomio onnistunutta palaveria varten:
1. Agenda ja palaverin aihe osallistujille selviksi
Olin omassa mielessäni vähän turhan pitkällä projektin kanssa. Todellisuudessa kukaan muu yrityksessä ei tiennyt vielä asiasta kontaktini lisäksi. Tehtävänäni oli perustella hyödyt, eikä miettiä miten asia tehdään. En saanut minkäänlaista agendaa, ja siksi aihe ei osunut kohdilleen.
Palaveriin osallistujille on syytä AINA lähettää agenda etukäteen. Tällöin osallistujien on helpompi valmistautua ja myös kysyä kysymyksiä ja kyseenalaistaa etukäteen.
2. Osallistujien huolellinen valinta
Paikalla oli vain yksi henkilö kontaktini lisäksi. Tämä ei ollut kiinnostunut perusteluista tai teknisestä toteutuksesta vaan lähinnä yrityksen sisäisen projektisalkun hoidosta. Minun olisi siis ollut parempi puhua asiasta päättäville tai toteuttaville tahoille. Yleisö oli väärä.
On hyvin tärkeää kutsua oikeat ihmiset. Jos paikalla on väärät ihmiset, on palaveri usein vain ajantuhlausta ja vaatii lisää istumista oikeamman yleisön kanssa.
3. Hyvä valmistautuminen ja asian esittäminen
Olin ymmärtänyt aiheen väärin ja siksi valmistautunut huonosti. Mietin vielä edellisenä päivänä teenkö asiasta jonkun kaiken kattavan esityksen. Jätin tekemättä, koska näkökulma oli epäselvä ja tämän piti olla vain ilmainen "tutustumiskäynti". Presu olisi selkeyttänyt palaveria, mutta ollut silti väärälle yleisölle. Kontaktin olisi sen avulla voinut myydä ajatuksen päättäjille myöhemmin. Miksi kuitenkaan tekisin hänen töitään ilmaiseksi?
Itse odotan esiintyjältä kunnollista valmistautumista ja myös normaalisti itse valmistaudu hyvin. Hyvin valmistautuminen ei tarkoita 30 sivun PowerPoint - presentaatiota, joka vedetään vartissa. Palaveriin voi osallistua ilman kättä pidempää, kunhan tiedot on tarkistettu, aihe suunniteltu ja pääpointit mietitty. Esityksen voi tehdä lennossa vaikka piirtämällä taululle.
4. Projektivaiheiden huomioiminen
Luulin projektin olevan jo käynnissä. Kävi kuitenkin ilmi, että ajatus siitä saattaa kaatua kalkkiviivoille. Kyseisellä yrityksillä ei ole luultavasti resursseja eli tarvittavia henkilöitä ja/tai rahaa toteuttaa projektia. Asia itsessään varmasti vaikuttaisi liikevaihtoon positiivisesti ja kehittäisi tekemistä radikaalisti. Projekti olisi pitänyt hyväksyä, käynnistää ja resursoida ennen minun kutsumistani.
Projekteihin lähdettäessä on varmistettava, että on edes teoreettinen mahdollisuus toteuttaa projekti. Vasta resurssien vahvistumista jälkeen alkaa tarkempi suunnittelu.
Olen työurallani osallistunut lukuisiin huonosti organisoituihin palavereihin ja tämä valitettavasti kuului niihin. Mikään ei ole turhauttavampaa kuin kuluttaa aikaansa täysin päättömästi. Pienillä asioilla palaverista saa onnistuneen. Vastuu järjestelyistä ja agendasta on kutsujalla, joten en olisi tähän voinut paljoa vaikuttaa.
Kenellä on pokkaa keskeyttää huono palaveri?
Äitiyslomalainen nauttii silti
En saa tästä mielenkiintoista työtilaisuutta, lisätulot konsultoinnista ovat epätodennäköiset ja uudet kontaktitkin jäivät yhteen. Sain kuitenkin kassillisen yrityksen tuotteita, jotka kyllä tulivat tarpeeseen ja mielen virkeäksi. Oli todella mukavaa päästä käymään kodin ulkopuolella, tavata uusia ihmisiä ja keskustella työjutusta.
Niin ja mainittakoon, että vauva oli mukanani ja myös edusti mallikkaasti. Lasten työelämään tutustuminen on aloitettu aikaisin, kun vauva oli mukanani myös muutama viikko takaperin omalla työpaikallani tapaamassa esimieheni esimiestä. En pitäisi sopivana vauvan raahaamista esimerkiksi työhaastatteluun tai asiakkaan eteen. Oman organisaation sisällä kuitenkin on sallittua äitiyslomalla käydä näyttämässä jälkikasvua ja konsultointikeikalle pyytäjä itse ehdotti, että otan vauvan mukaan, jotta saamme aikataulut paremmin sopimaan yksiin.
Todella harmillista! Tämä käynti varmasti opetti myös kysymään etukäteen oikeat kysymykset konsultaatiota pyytäviltä henkilöiltä, jotta osaat valmistautua oikein (ketä paikalla ja millainen tietotaito heillä on ja päätäntävalta heillä on jne).
VastaaPoistaOlen viimeiset viisi vuotta työskennellyt pienessä yrityksessä, jossa keskustelua ja päätöksiä on koko ajan. Ai että nautin siitä, ettei ole palavereja, kuten edellisessä työpaikassani, jossa jo pelkästään pakollisia viikko palavereja oli 3-4.
Mutta oli varmasti ihanaa päästä aikuisten juttusille asioista jotka itseään kiinnostavat ja pystyit yhdistämään työn ja vauvanhoidon. Ja että vauvakin oli kiltisti (minulla oli vain huonostikäyttäytyviä)!!
Totta. Olisin voinut olla hieman aktiivisempi arvuuttelun sijaan. Ja todellakin ihanaa tehdä vähän aikuisten juttuja! :)
PoistaJoo ihan totta, että monesti palavereihin on kutsuttu jopa ulkoisen palveluntarjoajan porukkaa ja sitten jankataankin sisäisiä ristiriitoja yhteisellä kalliilla ajalla. Mutta teki varmaan hyvää huomata, että olisit ite handlannut homman paremmin :)
VastaaPoistaAina vaan ihmettelen, että miten nämä perusasiat on vaikeita toisille. Tässä pätee sama kuin työelämässä yleisesti: sieltä missä aita on matalin ei ainakaan kannata mennä.
PoistaHyviä pointteja! Mulla ei ole kokemusta yritysmaailman palavereista, mutta samantyyppiset asiat palavereissa joskus julkisella sektorillakin rassaavat. Mun ykkösärsytyksen aihe on se, että kaunistellaan asioita - omalla alallani joudutaan joskus sanomaan asioita, joita ei ole kiva kuulla. Joskus käy niin, että suoraan puhumisen sijaan hymistellään ongelmat maton alle ja lopulta kukaan ei saa realistista käsitystä siitä, mistä on kyse.
VastaaPoista